Depuis quelques mois, j’utilise un outil de productivité appelé Notion. Plus qu’un simple bloc-note, Notion est extrêmement puissant et modulable. Petit retour sur ce que c’est, ses qualités et défauts, et la manière dont je l’utilise.
Introduction
Notion est, en gros, un bloc-note sous stéroïde. Le principe de base est qu’on peut y créer des pages dans lesquelles l’utilisateur peut écrire en mode bloc (un peu comme dans un wordpress mais infiniment mieux foutu) et faire des mises en pages variées et colorées, relier les pages entre elles, faire des menus, des titres, des boutons pour faire apparaitre ou disparaitre des blocs de texte et bien d’autres choses.
Ce qui différencie Notion d’un bloc note tout bête sont, notamment, les points suivants.
Fonctionnalités
Intégration
On peut intégrer à peu près tout dans une page, du texte et des images évidemment, mais aussi des TAS d’autres outils. Du PDF lisible directement, des maps google, pour le plus trivial, mais il y a des dizaines et des dizaines d’outils. Je peux faire des graphiques avec Mermaid, je peux mettre du code dans je ne sais plus combien de langage, bref la page est organisée et comprend tout ce que tu veux. Tu peux ajouter des logos, des bannières, des émojis, faire des colonnes de taille diverses, mettre des pièces jointes, insérer des équations etc.
Il y a des raccourcis pour tout. Il comprend nativement le markdown. Par exemple, pour créer un titre 1, tu tapes # puis espace et paf tu as un titre. ## et voilà un titre 2. Pour une liste, c’est une étoile *. Je ne vais pas faire un cours de markdown ici, tu as compris. Le / permet d’accéder tout le temps à tous les raccourcis.
Étrangement, tu es limité par les couleurs un peu trop pastels à mon goût, et par les polices de caractères au nombre de 3 pour le moment.
Base de donnée
Là, on touche le sublime. C’est la feature killer de Notion.
Tu peux créer des tables de bdd où tu veux. Chaque entrée est une page que tu peux modifier et relier à n’importe quoi d’autres. Tu peux créer des tris, des groupes et des filtres et surtout des vues que tu peux intégrer n’importe où. Tu peux les organiser en tableaux kanban, des listes, des calendriers, des timelines ou des cartes. Si tu mets des images, tu peux les faire apparaitre dans tes cartes pour que ce soit plus joli.
Travail collaboratif
Le travail collaboratif est très développé. Au plus simple, tu peux partager tes pages avec qui tu veux, recueillir des commentaires ou, en allant plus loin, créer des pages ensemble, les partager à des sous-ensembles de gens, bref bosser en équipe sur une base documentaire.
C’est super, mais tu fais quoi avec ça ?
Le reste
Je ne détaille pas, mais il y a beaucoup d’autres fonctions. On peut faire des modèles de pages, on peut récupérer en un clic les modèles d’autres utilisateurs. C’est utilisable sur le web et sur téléphone. L’API est ouverte, on peut donc automatiser des accès, avec Zapier par exemple.
Cas d’usage
Eh bien absolument ce que tu veux. C’est un avantage et un inconvénient. J’ai passé les dernières semaines à regarder des tas de vidéos, pour apprendre à m’en servir, mais aussi pour voir comment les autres s’en servent.
À part en pur bloc-note ou liste de course, voici mes trois usages principaux
Gestion de projets
Pour cela je me sers de trois tables de base de données. Une table Contact dans laquelle je mets tous mes contacts pro ou perso, avec leurs coordonnées et des notes à leur sujet. Une table Projet avec la liste des projets, reliées aux Intervenants (qui sont donc des Contacts) et aux Tâches qui est ma troisième table dans laquelle je décris chaque tâche avec une date de réalisation, une priorité, des Intervenants et autres.
Ces tables sont reliées entre elles via des relations (en deux clics c’est fait) et j’ai plein de vues que j’affiche à différents endroits de mon espace de travail, à chaque fois avec des filtres différents.
Par exemple, ma table Projet contient mes projets pro et perso. Mais je fais un filtre perso pour l’afficher dans mon sous ensemble de page Perso. Idem pour le pro. C’est la même table, mais affichée différemment selon l’endroit.
Jeu de rôle
J’écris principalement YxY avec Notion. Idem, il y a de la gestion de projet, des tests, des idées, des compte-rendus de parties, des scénarios, des listes de Pnjs (sous forme de base de données, que je replace après ailleurs).
Suivi des habitudes
Je viens de démarrer une petite base de données pour suivre mon fonctionnement, mon poids, mes habitudes de la journée, et me motiver à m’améliorer chaque jour. Manger sainement, gérer correctement mon sommeil, lire plus etc. Pour cela, quelques vues et modèles me permettent de suivre mon évolution chaque jour et chaque semaine.
Défauts
Il y a tout de même des défauts.
Il n’y a pas de mode hors-ligne. De plus, le logiciel n’est pas open-source ni auto-hébergeable. Il y a des projets tiers en ce sens, mais pour l’instant considèrent que tes données ne t’appartiennent pas, que la société peut couler, qu’on peut tout te voler etc.
Classique, mais il faut le dire.
J’aimerais plus de personnalisation, plus de couleurs, plus de police de caractère, une meilleure gestion des colonnes (qui est déjà très bien, mais peut être améliorée). Je voudrais pouvoir encore mieux gérer les bases de données, faire des calculs et des extracts !
C’est déjà tellement génial que maintenant j’en veux plus ! PLUS !!
Conclusion
Je ne l’ai pas dit, mais la version gratuite permet tout ce que je viens de dire. Payer permet de travailler en collaboratif plus facilement, d’augmenter la taille des fichiers que tu peux importer et quelques autres trucs qui ne m’intéresse pas pour le moment.
Notion est un outil extraordinaire, exactement ce dont j’ai toujours rêvé, le remplacement de mes vieux TiddlyWiki.
Il n’est pas parfait, loin de là, et surtout il ne te guide pas. Si tu es désorganisé, tu va simplement reproduire ce mode de fonctionnement et cela ne t’aidera pas. Profites-en pour t’améliorer, comprendre comment tu peux mieux t’organiser, piquer des idées chez les autres.
Liens
Voici quelques liens vers les ressources Youtube qui m’ont beaucoup aidé.
La chaine de Shubham Sharma, un youtubeur français fan de productivité et de Notion.
Red Gregory, idem, mais en anglais, plus axé cours. Les vidéos sont plus longues et iel rentre plus dans les détails.
Thomas Frank, similaire à Red Gregory, mais en beaucoup plus pro et sur des points plus précis.
Les trois sont complémentaires, et il y a bien d’autres ressources, en vidéos ou en site web.